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后勤处合同管理工作指引(非基建类)
2016-10-13  

   

         为规范后勤处合同管理,理顺工作程序,防范合同风险,依据《广东外语外贸大学合同管理规定》,制定后勤处合同管理工作指引(非基建类),指导后勤处各部门各实体工作,避免错漏,给学校造成损失。

                  一、合同管理范畴

   1.后勤处合同管理范畴分为两类,一类为基建类合同,一类为非基建类合同。本指引主要指非基建类合同管理,基建类合同管理按照基建工作要求进行。

   2.学校实行一般性合同和重大合同的区别。标的20万元以上的经济类合同以及校长办公会确定的其他重大合同为重大合同,20万元以下的合同为一般性合同。

   3.后勤处工作范畴内,重大合同学校统一管理,校长办公会集体讨论决定立项审批;一般性合同分管校领导决定立项审批,并经法定代表人统一授权,归口后勤处管理。

                 二、一般合同的签订

   1.后勤处各部门实体负责各自业务范畴合同事项的讨论、调研和谈判,经后勤处党政联席会议审议同意后,立项招标,起草合同,经分管处领导和处长审定后,填写《广东外语外贸大学一般合同审批表》(后勤处专用)报分管校领导审批立项。

   2.分管校领导同意合同立项的,将《广东外语外贸大学一般合同审批表》(后勤处专用)报送校长办公室,校长办公室根据分管校领导意见向后勤处负责人出具《授权委托书》并注明授权范围和期限。即后勤处范畴内的一般性合同,只有接受授权的处长负责签订合同,其他人无权签订合同。(具有二级法人资格的劳动服务公司,5万元以下的经营性收入合同,由劳动服务公司经理签订,5万元以上的合同,报备后勤处协调签订。)

   3.一般合同可以由后勤处处长签字后,凭合同文本、《广东外语外贸大学一般合同审批表》(后勤处专用)报校长办公室加盖“广东外语外贸大学”公章。一般合同需要学校法定代表人签章的,提供合同文本、《广东外语外贸大学一般合同审批表》(后勤处专用),由校长办公室加盖学校法定代表人签字章。
                   
三、重大合同的签订

   1.后勤处范畴内,从事对外活动的过程中需要签订重大合同的,应当向校长办公会提出立项申请,内容包括立项理由、事项、合同当事人以及拟订立合同的时间安排等。校长办公会决定立项的同时,确定重大合同的起草单位、协办单位和执行单位。

   2.合同立项申请获得同意后,后勤处从维护学校权益出发对合同当事人的资质、履约能力和委托代理权限进行调查,在对合作事项的合法性和可行性进行必要论证后,开展合同文本起草工作。

   3. 合同文本应根据法律、法规、规章和学校规定,以及当事人协商一致达成的事项制定相关条款。合同的基本要素应齐全,条款应明确、具体。合同的主要内容应包括:当事人姓名(名称)和住所,合同标的及数量、质量、价款或报酬,双方的权利义务,履行期限、地点和方式,违约责任,解决争议的方法等。

   4.起草合同文本前需要进行谈判的,应当就合同事项涉及的内容向分管校领导汇报,形成意见后报学校法定代表人,由学校法定代表人签署授权委托书委托代理人参加谈判。合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的,后勤处应当请示分管校领导,报学校法定代表人同意后聘请律师或者法律顾问参加。

   5.合同相对人提供合同文本或者格式合同的,后勤处应当对其提供的合同文本条款进行详细审查和核对。

   6.重大合同文本完成后,由后勤处填写《重大合同审批表》连同合同文本同时送校长办公室、财务处、审计处、监察处和合同事项涉及的相关单位审核并会签。审核会签单位原则上在收到《重大合同审批表》及合同文本后的10个工作日内将意见反馈给起草单位完成审核会签。

   7.后勤处应当根据审核单位的反馈意见对合同文本进行修改,并将《重大合同审批表》、审核单位的反馈意见及修改后的合同文本送校长办公室进行形式审核。

   8.校长办公室完成对合同文本的形式审核后对合同进行编号,由后勤处报分管校领导送学校法定代表人,由学校法定代表人提交校长办公会审批。

   9.学校的法定代表人是学校重大合同的法定签约人。学校签订重大合同时,应当由学校法定代表人本人签字或使用学校法定代表人的签字章,并加盖“广东外语外贸大学”公章。

   10.合同签约完成后,后勤处应当及时将合同文本复印件分别报送校长办公室、财务处、审计处和监察处备案,合同原件送学校档案室归档。

                   四、合同档案管理

   1.重大合同档案由学校档案室管理,后勤处范畴内的重大合同,监管科可建立备份档案,存放复印件。

   2.后勤处需要建立一般性合同档案。监管科负责一般性合同的分类和编号。合同一般为一式四份,乙方一份,实体一份,后勤财务中心一份,监管科一份。

   3.监管科既要建立纸质档案,也要建立电子档案。为避免合同遗失,监管科可以存放使用合同复印件,原件按照学校档案馆的要求,每年7月份整理好,送学校档案馆永久性存放。

                   五、合同期限的监管

   1.结合学校工作时间的一般规律,原则上合同的起止时间定为当年的81日至合同结束年度的731日,以便在学期结束前做好交接管理。

   2.监管科做好合同档案的电子文档管理,分类、分时间进行排列,定期提交电子版合同档案分录给分管领导查看。

   3.合同期满前6个月(重大合同提前一年),提示相关部门或分管领导做好合同更新或终止准备,及时衔接有关工作,保证后勤管理的顺利进行。

                    六、合同的履行

   1.合同履行过程中因情况出现较大变化或出现不可抗力,需要变更或解除合同的,合同事项执行单位应当将相关问题及时向分管校领导、学校法定代表人请示。

   2. 重大合同履行完毕或合同权利义务终止时,合同执行单位应当向分管校领导、学校法定代表人书面报告合同的执行情况及结果,并报校长办公室备案。

                   七、合同纠纷的处理

   1. 因合同履行出现法律纠纷、学校收到诉讼或仲裁的法律文书,由所涉事项的主管单位及时向分管校领导或学校法定代表人汇报,会同财务处、审计处、监察处及相关单位组成法律纠纷处理小组,负责对法律纠纷进行研究和处理。

   2.合同纠纷处理小组可以根据实际情况请示学校法定代表人聘请律师或者法律顾问协助处理法律纠纷。律纠纷涉及诉讼或仲裁的,学校法定代表人可以签署授权委托书委托学校相关工作人员或律师参加诉讼和仲裁。

   3.法律纠纷涉及的相关单位应当根据法律纠纷处理小组、委托代理人或律师的要求及时提供相关资料和信息,为学校处理法律纠纷提供必要的支持。

   4.各相关单位在学校处理法律纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持,给学校造成损失的,学校依据有关规定追究当事人的责任。

                   八、其他说明

   本工作指引经相关部门讨论后,交后勤处党政联席会议审议后执行。未尽事宜,由后勤处另行协调。工作过程中,应根据工作需要和变化,进行修改和补充。

                                         

                                           

                                           后勤处

                                 O一五年十一月二十三日

       广东外语外贸大学一般合同审批表(后勤处用)

           广外一般合同审20    年〔 〕号

合同立项

合同事项(含重要信息如合同金额等)

分管校领导审批

合同制定

合同相对人情况

名称

地址

法定代表人

起草单位

经办人:

电话:

法律意见书

□有             □无

起草单位负责人意见:

监管科意见:

分管处长意见:

后勤处长签名:

合同审批

会签栏:(合同事项相关单位会签)

起草单位分管校领导意见

兹授权    同志, 签订      合同。

授权人:                

合同备案、存档

(送校办)

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